人とAIのベストバランス。意思ある議事録を最速で仕上げる7ステップ
人とAIのベストバランス。意思ある議事録を最速で仕上げる7ステップ
～導入・定着のポイントもあわせて解説～
仕事を進めるうえで会議・打合せは欠かせませんが、その後の議事録の作成はなんだか面倒だと感じることも多いのですよね。
時間をかけて作成したのに読み返される機会が少なかったり、必要な情報が埋もれてしまったり、結局は共有されるだけで終わってしまい、次のアクションにつながっていないという経験をされた方も多いのではないでしょうか。
生成AIの代表的な活用例である議事録作成だけあって、専用のAIツールもありますし「今さら、議事録作成？」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、納得がいく議事録を作成するにはコツが必要なものです。
今回は「誰でも再現できる議事録作成のコツ」と「生成AIを活用した効率化の方法」を具体的にご紹介します。
また、会議内容の議事録以外の活用方法についても触れていきます。
今回の議事録作成の特徴
会議の中のどの会話を議事録にまとめるかはセンスが問われる部分です。
この判断をすべて生成AIに任せてしまうと、うまくいかないケースもあります。
そこで今回ご紹介する方法では、
- 作成者が議事録に記載したいテーマを選べる
- テーマごとに要約の粒度を調整できる
という形で、人と生成AIの役割を分けて活用する方法を採用しています。
議事録作成の7つのステップ
ステップ１：会議内容を記録する
まずは会議内容を記録します。
TeamsやZoomの文字起こし機能、ICレコーダーなどを活用されている方もいらっしゃると思います。
ステップ２：テーマを抽出する
生成AIを使って、会議内容からテーマを抽出します。
この会議内容から議論された主要なテーマを箇条書きで抽出して
このように指示することで、文脈を理解したうえでテーマを整理してくれます。
ステップ３：テーマを整理する
抽出されたテーマを確認し、不要なものを削除します。
ここは人の判断が重要になるポイントです。
ステップ４：テーマごとに要約する
整理したテーマごとに、議事内容を要約します。
以下のテーマごとに会議内容を要約して、議事録を作成して
要約の粒度は「簡潔／詳細／発言単位」など、用途に応じて調整することも可能です。
ステップ５：重要テーマを詳細化する
重要なテーマについては、より詳細な議事録を作成します。
以下のテーマについては重要テーマであるため、経緯などを含めたより詳細な議事録としてまとめて
結論至った経緯が重要な議論の場合は、この方法で詳細な議事内容を残すことができます。
ステップ６：決定事項・宿題事項を抽出する
次のアクションにつながる情報を抽出します。
決定事項、宿題事項を抽出して
これで、迷わず次のアクションに取り掛かれますね。
ステップ７：仕上げ
各ステップの結果をまとめれば議事録の完成です。
一度の指示で議事録を作ることも可能ですが、あえてステップを分けることで、必要な内容の選択や粒度のコントロールが可能になります。
会議内容は宝の山
会議内容を残しておけば、議事録作成だけでなく、あとから別の観点で活用することもできます。
例えば、
- 「この会議でお客さんが一番関心を持っているのは何か」
- 「懸念点として挙がっているポイントは何か」
といった分析も可能になります。
会議中には気づかなかったニーズや課題を把握できれば、次の打ち合わせの質も大きく向上するのではないでしょうか。
専用ツールとの使い分け
すぐに議事内容を共有したい場合は、ワンタッチで処理できる議事録専用ツールは有効ですよね。
一方で、今回ご紹介した方法は、
- 内容の取捨選択
- 粒度の調整
- 別観点での活用
といった柔軟な対応が可能です。
用途や目的に応じて使い分けることが重要ではないでしょうか。
生成AIが「定着しない」本当の理由
ここまでご紹介したように、生成AIは議事録作成などに非常に有効です。しかし実際には、多くの組織で活用が広がらない、あるいは一部の「得意な人」だけで終わってしまうという課題を抱えています。
なぜ、これほど便利なツールが組織に定着しないのでしょうか。そこには3つの大きな壁があるのではないかと考えています。
1. 「丸投げ」による精度の限界
「議事録を作って」と一言指示するだけでは、AIは会議の「文脈」や「ビジネス上の重要度」を判断できません。その結果、的外れな要約が出力され、「やっぱり自分でやった方が早い」と諦めてしまうというものです。AIに「何を、どの程度」任せるかという「設計図」がないことが、挫折の大きな原因です。
2. 「属人化」による活用格差
生成AIの活用は、個人の「言語化能力（プロンプトスキル）」に依存しがちです。使いこなせる人はどんどん効率化する一方で、そうでない人は取り残される。このスキルの標準化がなされていないため、組織全体の生産性向上に結びつきません。
3. 「業務フロー」への組み込み不足
ツールを導入しても、それを「いつ、どの業務の、どのタイミングで使うか」という具体的なルールが定まっていないことも定着しない理由の1つです。既存のワークフローの中にAIを組み込む 「オペレーションの再設計」が行われない限り、結局は従来の慣習に飲み込まれてしまいます。
現場に「伴走」し、文化を創る定着支援
生成AIを導入することと、使いこなすことは全く別物です。
弊社では、単なるツールの提供にとどまらず、以下のような「現場が動き出すための仕掛け」をトータルでご支援しています。
- 業務特化型プロンプトの体系化: 今回ご紹介した「7ステップ」のような、誰が実行しても同じ成果が出る再現性の高い手法を貴社専用にカスタマイズします。
- マインドセットを変えるワークショップ: 「AIをどう使うか」の前に、「AIとどう働くか」という認識を組織全体で揃え、心理的ハードルを取り除きます。
- 自走を促す伴走コンサルティング: 導入して終わりではなく、実際の現場で起きる「うまくいかない」を一つずつ解消し、自律的に改善が回る状態までサポートします。
生成AIの価値は、一部のスペシャリストの魔法ではなく、「全員が当たり前に使いこなす武器」になった時に最大化されます。導入や活用に課題を感じている方は、ぜひ一度ご相談ください。