人とAIのベストバランス。意思ある議事録を最速で仕上げる7ステップ
人とAIのベストバランス。意思ある議事録...
前田 詩穂
これまで担当したことのない仕事を、突然任されて困った経験はないでしょうか。
例えば、人員調整や人手不足から、これまで実務担当として業務に関わっていたのに、
急にスケジュールやタスク管理、会議調整などを任されたりして、戸惑った経験は少なくないと思います。
そんな時、普段から使っている生成AIを活用できたら便利ですよね。
しかし、未経験の業務では「どう使えばよいのか分からない」と感じ、
生成AIに依頼しても曖昧な回答しか得られず、何度もやり直してしまう場面も多いと思います。
そこで今回は、未経験業務でも生成AIを活用しやすくなる「5つのコツ」をご紹介します。
使い方を少し工夫するだけで、生成AIは未経験業務においても、情報整理や考えを整理するパートナーとして活用することができます。
これは、生成AIが「与えられた前提（＝プロンプト）から最もそれらしい答えを生成する仕組み」だからです。
そのため、
という状態では、AIも的確な回答を出しにくくなります。
そのため重要なのは、「完成品を作らせる」のではなく「考え方や構成を一緒に考えるツール」として使うことです。
ではここから、生成AIを実務で活用しやすくするための「5つのコツ」を見ていきましょう。
生成AIを使う際に、ついやってしまいがちなのが、
「〇〇を作ってください」
という“丸投げ”の依頼です。
もちろんAIは回答を返してくれますが、完成イメージが曖昧なままでは、期待とズレた内容になりやすくなります。
そんな時は、依頼を段階的に分けるのがおすすめです。
たとえばスケジュール管理なら、
ステップ例
1．まずやるべき作業を洗い出す
2．次に優先順位を整理する
3．期限や所要時間を設定する
4．最後に実行スケジュールへ落とし込む
指示例
というようにプロセスを分解することで、途中で負荷や優先度を確認しながら進めやすくなります。
もう一つ重要なのが、何を良しとするか（評価軸）を明確にすることです。
例えば同じ「資料作成」でも、
によって、最適な内容は大きく変わります。
NG例
「生成AIについての資料を作ってください」
OK例
「ITに詳しくない営業担当向けに、
生成AIで何ができるのかを理解できる資料を作ってください。
専門用語はできるだけ避けてください。」
このように、前提条件やゴールを伝えることで、意図に近い回答を得やすくなります。
未経験の分野では、自分自身も前提条件を十分に把握できていないことが多いものです。
そこで有効なのが、
「足りない情報があれば質問してください」
と一言添えることです。
これにより、AIが不足情報を補うための質問を返してくれるため、対話しながら精度を上げていくことができます。
未経験の業務では、最初から完璧な指示を出すことは難しいと思います。
そのため、生成AIは回答を見ながら条件や目的を調整し、少しずつブラッシュアップしていく、
試行錯誤を高速化するツールとして活用するほうがよいでしょう。
そのため、
といったように、前提を調整しながらブラッシュアップしていく使い方が効果的です。
むしろ、この「やり直しの速さ」こそが生成AIの大きな価値とも言えます。
自分が分かっていること・分かっていないことをそのまま伝えることも非常に有効です。
例えば、
といった指示を加えることで、AIはそれに合わせた説明レベルで回答してくれます。
これは結果として、自分の理解の整理にもつながるというメリットもあり、以降のインプットを明確にすることができます。
生成AIを活用する際は、「人が判断すべきこと」と「AIに任せやすいこと」を切り分けて考えることも重要です。
人が担う部分
AIが得意な部分
たとえば、
「誰に何を伝えるべきか」は人が決める
「見出し構成を複数出す」はAIに任せる
といった形で役割を分担することで、実務でも活用しやすくなります。
生成AIを過信しすぎず、
“人の判断を支援する道具”として視点を持つことが大切です。
未経験業務で生成AIを活用するときは、
といった点が重要だと言われています。
今回のコラムでは、生成AIは「答えを出してくれるツール」というより、
考えを整理しながら進めるためのパートナーとして活用することがポイントというお話しでした。
ただ、生成AIを業務で効果的に活用するためには、
業務内容に合わせて「何を聞くか」「どう整理するか」を設計していく必要があります。
また、実際の業務へ定着させるためには、現場で試行錯誤しながら、
自社に合った活用方法を見つけていくことも欠かせません。
そんなハードルを越えるために、弊社のサービスである「e-coLLabo AI」では、生成AIの導入支援だけでなく、
などを通じて、お客様ごとの業務に合ったAI活用を一緒に構築しています。
「もっと具体的な活用方法を知りたい」
「自社業務でどう使えるか整理したい」
そんな段階からでも、お気軽にご相談ください。