【プロンプト付き】生成AIを活用した手順書作成の進め方 手順がバラバラな職場を変える業務標準化術
.png)
担当者ごとに仕事の進め方が異なり、「誰のやり方が正しいのか分からない」「業務品質にばらつきが出る」と悩んでいませんか。
業務の進め方が人によって異なる状態は、属人化やミスの発生、教育コストの増加につながります。そのため、多くの企業で業務の標準化が重要な課題となっています。
業務標準化を進めるうえで欠かせないのが、手順書の整備です。業務手順を明文化し、誰でも同じ流れで作業できる状態をつくることで、品質の安定化や教育の効率化を図ることができます。
一方で、「業務の進め方が担当者ごとに異なるため整理できない」「手順書の作成に時間がかかる」といった理由で、なかなか進まない企業も少なくありません。
そこで活用したいのが生成AIです。生成AIを活用すれば、業務プロセスの整理・比較・分析から、標準業務フローや手順書の作成まで効率化できます。
本記事では、生成AIを活用した業務標準化の進め方を8ステップで解説します。
紹介するプロンプトは各STEPごとに単独でも利用できますが、前のSTEPで整理した内容を次のSTEPへ引き継ぎながら進めることで、より精度の高い成果を得られます。
目次
AIを活用した業務標準化の8ステップ
【現状を把握する】
STEP1 標準化する業務と対象者を明確にする
対象者が初心者なのか、一定の知識や経験を持つ担当者なのかによって、説明の粒度や専門用語の使用範囲が変わります。
さらに、「品質向上したい」や「属人化を解消したい」といった作成目的を明確にすることで、記載内容の優先順位を決めやすくなります。
そこで、生成AIを壁打ち相手として活用することで対象者や標準化の目的、目指すべき状態を整理できます。
あなたは業務改善の専門家です。これから業務標準化を進めたいと考えています。
以下の業務について、標準化の方針を整理したいので壁打ち相手になってください。
【業務】
（業務名を入力）
現状の課題や目的を確認するために、私に質問してください。
最終的に以下を整理してください。
・対象者
・標準化の目的
・理想状態
・手順書で重視すべきポイント
このSTEPで整理した内容は、後続の手順書作成の前提条件として活用できます。
STEP2 担当者ごとの業務プロセスを収集する
現場で使える手順書を作るには、実際の業務プロセスを正確に把握することが重要です。
業務内容は、ベテラン社員、中堅社員、新人社員など複数の担当者から情報を収集しましょう。
ベテラン社員からはノウハウや判断基準、中堅社員からは日常業務の実態、新人社員からは分かりにくい点やつまずきやすいポイントを収集できます。
情報収集の方法としては、ヒアリング、作業観察、作業内容の音声記録などがあります。
特に個人で行う業務の場合は、作業をしながら手順や判断内容を音声で説明し、その内容を文字起こしすると有効です。後から生成AIで整理・要約できるため、最初から完璧にまとめる必要はなく気軽に情報を記録できます。
収集した情報は、そのままでは内容が重複したり担当者ごとに表現が異なったりするため整理が必要です。
AIを活用すれば、内容を要約・整理し業務フローを効率的に可視化できます。
あなたは業務分析の専門家です。
以下のヒアリング内容をもとに、実際の業務プロセスを時系列で整理してください。
【業務内容】
（業務名を入力）
【収集した情報】
（ヒアリング内容や文字起こしの内容を入力）
以下を整理してください。
・作業開始から完了までの流れ
・担当者ごとの作業内容
・判断が必要なポイント
・担当者によって異なる手順
・手順書に記載すべき注意点
・標準化に向けて整理が必要な項目
この段階では、現場の実態を正確に把握することが大切です。
現状を正しく整理することで、実態に即した手順書を作成しやすくなります。
【標準フローを設計する】
STEP3 AIで差異を分析し標準業務フローを作成する
続いて、収集した業務プロセスをもとに、標準業務フローを作成します。
複数の担当者が同じ業務を行っている場合、手順や判断基準に違いがあることは少なくありません。
AIを活用すれば、複数の担当者の業務フローを効率的に比較・分析し、標準化に必要なポイントを整理できます。
あなたは業務改善の専門家です。
以下の業務フローを比較し、標準業務フロー案を作成してください。
【業務フロー】
（担当者ごとの業務フローを入力）
以下の観点で整理してください。
・共通工程
・担当者ごとの違い
・属人化している工程
・不要または重複している工程
・ミスが発生しやすい工程
・改善案
最後に、標準業務フロー案を時系列で作成してください。
標準化とは、単に手順を統一することではありません。
誰でも同じ品質で作業できるよう、業務プロセスを最適化する取り組みです。
現状の業務を比較・分析しながら、誰でも同じ品質で実施できる業務フローを目指しましょう。
STEP4 手順書の構成・フォーマットを設計する
標準業務フローができたら、手順書の構成やフォーマットを決めます。
手順書は内容だけでなく、利用者が必要な情報を見つけやすい構成になっていることも重要です。
また、業務内容に応じて適切なフォーマットを選択しましょう。例えば、作業手順を順番に説明する場合は「ステップ式」、条件によって対応が分かれる場合は「フローチャート式」が適しています。
以下の標準業務フローをもとに、最適な手順書の構成案を作成してください。
【標準業務フロー】
（業務フローを入力）
以下を提案してください。
・推奨フォーマット
・目次案
・見出し構成
・記載すべき項目
・図解やスクリーンショットを追加すべき箇所
作成した構成案は、次のSTEPで手順書のたたき台を作成する際に活用します。
STEP5 AIで業務手順書のたたき台を作成する
構成が決まったら、業務手順書のたたき台を作成します。
手順書をゼロから作成しようとすると、多くの時間と労力がかかります。
AIを活用すれば、標準業務フローをもとに手順書の原案を短時間で作成できます。
あなたは業務手順書作成の専門家です。
以下の標準化方針、標準業務フロー、手順書構成案をもとに、業務手順書を作成してください。
【標準化方針】
（対象者、標準化の目的などを入力 または STEP1の出力）
【標準業務フロー】
（業務フローを入力 または STEP3の出力）
【手順書構成案】
（目次案や見出し構成を入力 または STEP4の出力）
手順は「1ステップ1アクション」で分かりやすく記載してください。
必要に応じて注意事項や補足説明も追加してください。
AIは手順書作成を効率化できますが、実際の業務画面や社内ルール、現場特有の運用までは把握していません。
そのため、作成した内容をそのまま利用するのではなく、現場担当者が確認し自社の運用に合わせて修正・補足することが重要です。
STEP6 AIでレビュー・改善を行う
手順書は作成して終わりではありません。
利用者の視点で見直し、分かりやすさや実用性を高めることが重要です。
特に、新人や異動者が利用する手順書では、専門用語を避けるだけでなく、判断基準や注意事項を明確にし、誰でも同じ品質で作業できる内容にすることが重要です。
以下の手順書をレビューし、対象者にとって分かりやすく実用的な内容へ改善してください。
【手順書】
（手順書を入力）
【標準化方針】
（対象者、標準化の目的などを入力 または STEP1の出力）
以下の観点でレビューしてください。
・説明不足や分かりにくい表現はないか
・判断基準や注意事項は十分か
・作業漏れやミスが発生しやすい箇所はないか
・1ステップ1アクションになっているか
・図解やスクリーンショットが必要な箇所はないか
改善後の手順書案と改善ポイントを出力してください。
手順書の作成者は、業務を理解しているからこそ説明不足に気付きにくい傾向があります。
AIにレビューさせることで、分かりにくい表現や、作業漏れにつながる箇所を客観的に洗い出せます。
【定着・改善する】
STEP7 仮運用をして改善点を洗い出す
手順書が完成したら、実際の業務で試行しながら内容の妥当性を検証しましょう。
この段階では、手順書どおりに作業できるかだけでなく、説明不足や非効率な手順がないかも確認します。
担当者だけでなく、業務に不慣れな第三者に手順書のみを渡して作業してもらうことで、作成者では気づきにくい記載漏れや分かりにくい表現を発見できます。
また、人によって解釈が分かれる箇所や、作成者の意図が正しく伝わっているかも確認しましょう。
確認するポイントは以下のとおりです。
- 内容を理解できるか
- 手順どおりに作業を実行できるか
- 判断に迷わないか
- 不明点が発生しないか
確認の過程で得られたフィードバックは速やかに手順書へ反映し、本運用に向けて完成度を高めていきましょう。
STEP8 運用開始後もAIを活用して継続的に改善する
業務は常に変化するため、手順書も定期的な見直しが必要です。現場の実態に合わせて、常に最新の状態を保つことが重要です。例えば、システムの画面変更や業務フローの見直し、社内ルールの変更などが発生すると、手順書の内容と実際の運用に差異が生じることがあります。
そのまま放置すると、作業ミスや問い合わせの増加につながるため、変更が発生したタイミングで内容を更新する仕組みを整えておきましょう。
AIを活用すれば、変更内容を既存の手順書へ効率的に反映できるだけでなく、更新漏れのチェックや影響範囲の整理も効率化できます。
以下の変更内容を反映し、最新版の業務手順書へ更新してください。
【現在の手順書】
（手順書を入力）
【変更内容】
（変更内容を入力）
変更箇所、修正後の内容、更新時の注意点を整理してください。
また、手順書は誰でも検索・参照しやすい状態にしておくことが大切です。 更新履歴や版数管理を行い、常に最新版を利用できる環境を整えましょう。
業務標準化で得られる効果
業務標準化を進めることで、業務の可視化や整理が進み、以下の効果が期待できます。
・属人化の解消
・教育コストの削減
・業務品質の均一化
・ミスや手戻りの削減
また、生成AIを活用することで、業務プロセスの整理・比較・分析から、手順書の作成・改善までを効率的に進められます。
本記事で紹介した8つのステップを参考に、自社の業務標準化を進め、継続的な業務改善に取り組んでみてください。
一方、業務標準化の効果を継続的に発揮するためには、手順書を作成するだけでなく、組織全体で活用できる仕組みを整えることも重要です。
手順書を「使われる資産」にするために
組織全体で活用するためには、誰でも必要な情報へすぐアクセスできる環境を整え、継続的に活用できる状態をつくることが重要です。
例えば、以下のような仕組みを整備することで、教育や問い合わせ対応の効率化につながります。
・社内手順書をAIで検索できる環境
・過去のナレッジをAIが回答する仕組み
・定型業務をAIで効率化する仕組み
こうした仕組みを活用することで、手順書は単なる文書ではなく、組織全体で活用されるナレッジ資産として機能するようになります。
弊社のサービスである「e-coLLabo AI」では、生成AIの導入支援だけでなく、業務標準化支援や社内ナレッジ検索（RAG）構築まで伴走型でご支援しています。
まずはお気軽にご相談ください。
_修正版.png)
.png)
.png)